Repensar los museos y centros de ciencias. César A. Domínguez
de la programación, misma que puede ser plasmada en diversos documentos, esquemas o procedimientos.
De manera esencial, la programación es la operacionalización de un plan y permite asignar tareas y responsabilidades específicas, así como los recursos necesarios para ejecutar un proyecto en un periodo determinado. Frecuentemente la programación para el desarrollo y la ejecución de proyectos se especifica en diagramas de Gantt o también denominados cronogramas (aunque existen diversos instrumentos y modelos más complejos). Estos diagramas consisten en una representación gráfica del proceso que permite la visualización de las tareas entre las partes y los profesionales involucrados. Básicamente se especifican las actividades por realizar, así como los tiempos destinados para cumplirlas. Cada actividad o tarea (representada en columnas), supone un tiempo específico (representado en filas) el cual puede determinarse en días, semanas, meses o años, dependiendo de la complejidad del proyecto. El tiempo total inicia en el extremo superior izquierdo, mientras que el extremo inferior derecho determina la fecha de finalización. Desde el punto de vista logístico, las tareas se pueden programar en cadenas secuenciales o simultáneas.
Cabe mencionar que, en este momento, la programación de actividades para la implementación del proyecto se encuentra en fase de discusión y análisis, por lo que, en caso necesario, en el futuro se buscarán los medios y los recursos para su divulgación.
11. Estimación presupuestal
La estimación de los recursos económicos, tecnológicos y humanos para la ejecución de un proyecto de esta naturaleza también resulta una actividad compleja, debido a la cantidad y la calidad de actividades que se deben desarrollar durante las diferentes etapas de intervención. En la literatura existen diversos métodos y procedimientos para la estimación de costos en proyectos complejos.13 Cada uno de ellos supone ventajas y desventajas toda vez que al final son estimaciones o proyecciones futuras donde el grado de incertidumbre es alto, particularmente durante la etapa de planeación (descrita en este capítulo).
Aunque el consenso es que no existe un procedimiento infalible, la recomendación es que se tomen los criterios que se ajusten a la naturaleza y el tipo de proyecto a ejecutar, de tal suerte que se pueda realizar una estimación sólida y lo más cercana a la realidad posible. De manera esencial, para la elaboración de un presupuesto es necesario separar y categorizar las tareas a desarrollar (por ejemplo, a partir de las etapas definidas en un diagrama de Gantt) de tal manera que se pueda asignar un presupuesto a cada una de ellas, de modo que la suma total será el presupuesto para el proyecto. Invariablemente, el presupuesto tiene una estrecha relación con el programa de ejecución.
Para la estimación de gastos de ejecución existen diversas técnicas, criterios y procedimientos, para este caso y en función del avance y la naturaleza del proyecto se consideraron las siguientes:
• Estimaciones Paramétricas14 (PE por sus siglas en inglés)
• Estimaciones por Analogía15 (AE por sus siglas en inglés)
• Estimaciones y proyecciones a partir del tipo de cambio de los referentes (dólares americanos)
• Estimaciones a partir del metro cuadrado de exhibición
• Estimaciones a partir del número de exhibiciones interactivas
• Estimaciones en función de los recursos humanos necesarios para la implementación del proyecto
La estimación de un presupuesto también es un procedimiento dinámico, ya que en la medida que el proyecto avanza, se tienen más detalles y definiciones sobre los costos así como de las tareas y actividades reales, por lo que el margen de estimación eventualmente se ajusta, aumentando así la precisión. De esta manera, la estimación presupuestal para el desarrollo de este proyecto se basa en los siguientes criterios:
• Investigación previa del costo de cada una de las salas de exhibición (de los últimos 10 años).
• La superficie en metros cuadrados de cada una de las exposiciones permanentes.
• El número de módulos/equipamientos de cada espacio de exhibición.
• La inversión realizada a la fecha de apertura de cada sala.
• Cálculo del ratio estadístico (promedio de inversión por metro cuadrado).
• Cálculo del ratio estadístico (promedio de inversión por módulo/equipamiento).
Una vez obtenidas estas cantidades, se realizó un cálculo o actualización en función del tipo de cambio del dólar estadounidense (debido a que la mayoría de los insumos son importados), obteniendo así nuevos ratios estadísticos por metro cuadrado y por módulo/equipamiento. Es importante mencionar que a partir de los criterios de reaprovechamiento de los recursos que operan de manera satisfactoria con base en las temáticas, los contenidos y el funcionamiento, se hizo un estimado de ahorro presupuestal que implicaría la reutilización de entre 20% y 25% de los equipamientos interactivos instalados actualmente en el museo.16
12. Administración del riesgo
Existe un consenso en la literatura que sugiere que todo proyecto tiene un grado de incertidumbre (ya sea alto o bajo), y que este puede impactar en el resultado o en los objetivos. Por ello, resulta necesaria una adecuada administración del riesgo,17 la cual permite identificar, evaluar y responder a los riesgos del proyecto con la intención de minimizar la probabilidad de que ocurran, o bien de reducir sus repercusiones. Con base en lo anterior Gido y Clements (2012) mencionan que durante la planeación, el desarrollo y la ejecución de un proyecto es recomendable:
• Identificar los riesgos y sus repercusiones potenciales.
• Evaluar la probabilidad que se presenten y la magnitud de sus repercusiones.
• Planear las respuestas al riesgo.
• Monitorear el riesgo.
Para la identificación de un riesgo es preciso detectar las causas o factores que podrían afectar de forma negativa los objetivos del proyecto, así como las repercusiones que tendría cada una de ellas en caso de que se presenten. El sentido común y la sensatez deben prevalecer cuando se identifican los riesgos. De acuerdo con Angulo (2013), existen diversas técnicas, como recurrir a información histórica, sesiones de lluvias de ideas, técnicas de grupo nominal, análisis causal, entrevistas con expertos en la materia, listas de comprobación de la industria, entre otras.
Para un control eficiente es importante establecer categorías con la intención de ordenar las causas y, eventualmente, implementar los planes de acción. Una fuente muy útil para identificar posibles riesgos es la información de proyectos anteriores. De esta manera y en función de la naturaleza del proyecto de renovación, con fines descriptivos (no limitativos) se mencionan algunas categorías y sus respectivos ejemplos:18
• Riesgos de orden técnico:
- Comprometer o contravenir las normas y códigos institucionales.
- Trámites burocráticos que ralenticen o dificulten las tareas y actividades.
- Lineamientos institucionales que impidan o retrasen la implementación.
• Riesgos de programación:
- Demoras en los tiempos de entrega y desarrollo.
- Disposición de recursos económicos y humanos fuera de tiempo.
- Cambios injustificados en el programa.
- Cambios en la gestión o administración.
• Riesgos de operación: