HR Business Partner. Отсутствует
sobie pola do negocjacji, niepewność co do przyszłej wypłaty zmiennych składników wynagradzania i skompensowanie ryzyka zmiany pracy.
Zazwyczaj w zakres negocjacji wchodzą:
• stanowisko – jego zadania, nazwa, zakres decyzyjny, autonomia,
• termin zatrudnienia,
• rodzaj umowy o pracę i jej zapisy szczegółowe,
• warunki wynagradzania,
• dodatkowe świadczenia.
Warto podkreślić, że pracodawca nie może formy umowy, warunków pracy i płacy kształtować w pełni dowolnie w porozumieniu z kandydatem. W dużej mierze mają na nie wpływ ogólne przepisy prawa pracy. Typowy błąd pracodawców to dopuszczanie możliwości różnych umów o pracę na tożsamych stanowiskach, indywidualne ustalanie czasu pracy poza przewidzianymi w prawie pracy systemami czasu pracy lub odbiegające od przepisów zakazy konkurencji.
Akt zatrudnienia pracownika jest w znacznej mierze uwarunkowany prawnie. Dotyczy to zarówno samego kształtu umowy o pracę, jak i czynności, które muszą być przeprowadzone w związku z zatrudnieniem kandydata. Dwoma głównymi aktami prawnymi regulującymi tę tematykę są Kodeks pracy78 i rozporządzenie regulujące prowadzenie akt osobowych pracowników przez pracodawcę79. W przypadku niektórych zawodów wręcz ustawowo zakreślone zostały zasady wynagradzania i widełki płacowe pracowników, tak jest np. w służbie leśnej. Na działania te wpływają również inne akty prawne dotyczące m.in. ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa i higieny pracy czy też szczególnie regulowanych zawodów. Poniżej wskazane zostaną obowiązki pracodawców wynikające z najważniejszych przepisów, które dotyczą całości rynku pracy.
Na początek warto zauważyć, że pracodawca i kandydat są ograniczeni już w swoich negocjacjach dotyczących warunków pracy i płacy do rozwiązań, jakie dopuszcza Kodeks pracy. Dotyczy to m.in. formy i charakteru umowy o pracę, systemów i norm czasu pracy, wynagrodzenia minimalnego, warunków pracy, zasad wypłaty wynagrodzenia, przywilejów pracowniczych, np. stosowanych składników płacowych, okresów i form dokonywania wypowiedzenia, jak też odpraw. Niekiedy rozwiązania są bardzo usztywnione. Prawo pracy reguluje też szerszy kontekst zatrudnienia, m.in. możliwość zrzeszania się w związek zawodowy i przynależność do niego, zasady przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji, ewentualne sytuacje związane z przejmowaniem zakładu pracy przez innego pracodawcę.
Z punktu widzenia polskiego prawa pracy, a potem pragmatycznej sytuacji pracownika i pracodawcy w zakresie zawartego stosunku pracy szczególnie ważny jest rodzaj umowy o pracę. Kandydaci dążą zazwyczaj do skłonienia pracodawcy do zawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony, jednak taka umowa wymaga później szczegółowego i realistycznego uzasadnienia ewentualnego wypowiedzenia, warto zatem stosować umowy na czas próbny i określony, które pozwalają na swoiste przetestowanie kandydata. W uzasadnionych względami merytorycznymi przypadkach pracownicy mogą nawiązać z pracodawcą dodatkowo umowę o zakazie konkurencji. Ramy jej stosowania również dość szczegółowo określa Kodeks pracy.
Z uwagi na obostrzenia pracodawcy starają się czasem obejść prawo i ustalać oraz nawiązywać z pracownikami inne formy współpracy, m.in. bazujące na prawie cywilnym80. Są to m.in. umowy-zlecenia i o dzieło, a także umowy z osobami samozatrudnionymi. Jednak ich nadużywanie jest ścigane prawem, a pracodawca może zostać ukarany w wyniku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Innym sposobem jest zatrudnianie pracowników przez agencje zatrudnienia i pracy tymczasowej, pośredniczące w angażowaniu pracowników, których pozycja staje się wyjątkowo niekorzystna, gdyż brak im jest realnej stabilizacji zawodowej i finansowej.
Na pracodawcy ciążą obowiązki już przed zatrudnieniem pracownika. Do najważniejszych należy dopilnowanie, aby pracownik przeszedł przed zatrudnieniem wstępne badania lekarskie. Każdy nowo przyjęty powinien się im poddać. Celem badań jest stwierdzenie braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Stosuje się tu skierowanie pracownika na badania lekarskie wystawiane przez pracodawcę, które nie tylko powinno zawiera wskazanie stanowiska i rodzajów potencjalnych na nim zagrożeń, lecz także aktualne wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia wykonanych na tym stanowisku (dane te są regulowane na zasadach określonych przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy). Dokument skierowania wydaje pracownikowi pracodawca, jednocześnie kieruje go do placówki medycznej, z którą ma podpisaną umowę w zakresie prowadzenia medycyny pracy (zawarcie takiej umowy jest wymogiem prawnym). W dokumencie są m.in. określone rodzaj badania profilaktycznego, stanowisko pracy, na którym osoba ta ma być zatrudniona, czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe. Koszt badań lekarskich pokrywa pracodawca. Nie może on dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, co w praktyce oznacza, że nowy pracownik powinien odbyć badania przed zatrudnieniem, a najpóźniej w pierwszym dniu pracy. Jeśli tego wymaga charakter pracy, pracodawca może również skierować pracownika na badania do celów sanitarno-epidemiologicznych lub badania psychologiczne – zakres ich zastosowania określają odrębne przepisy.
Przed rozpoczęciem pracy przez nowo zatrudnioną osobę pracodawca ma obowiązek zapewnić jej szkolenie wstępne BHP, składające się z instruktażu ogólnego i stanowiskowego. Zakres szkolenia BHP i czas jego trwania, jak też wzór zaświadczenia BHP regulują odnośne przepisy.
Na etapie zatrudnienia pracownik powinien wypełnić komplet dokumentów, potrzebnych m.in. do założenia jego akt osobowych, dokonania niezbędnych zgłoszeń oraz ustalenia jego szczególnych uprawnień.
Aby zapewnić sobie późniejszą aktualizację tych wszystkich danych pracownika, niektóre firmy stosują zobowiązanie pracownika do uaktualniania danych.
Samą umowę o pracę zawiera się na piśmie przed przystąpieniem pracownika do wykonywania pracy. Umowa powinna zawierać warunki pracy i płacy w formie wymaganej w przepisach prawa pracy. Forma pisemna umowy o pracę wynika bardziej z pragmatyki, gdyż ustawodawca dopuszcza również umowę ustną. Jednak w przypadku, gdy umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, to pracodawca najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika powinien potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju i warunków umowy. Następnie pracodawca musi przekazać pracownikowi szereg informacji, a ich pozyskanie, ze względów dowodowych, powinien potwierdzić pracownik na piśmie. Wszystkie te wymagania są zawarte również w Kodeksie pracy, np. obowiązek zapoznania pracownika z regulaminem pracy i wynagrodzeń. Niekiedy pracodawcy dołączają pracownikowi swoje regulacje do zapoznania się, np. politykę bezpieczeństwa danych.
Jak wskazuje Żarczyńska-Dobiesz, podjęcie pracy, szczególnie po raz pierwszy, stanowi niepowtarzalne przeżycie. Nie bez powodu twierdzi się zatem, że jednym z najważniejszych kryzysów życiowych jest rozpoczęcie pracy zawodowej81. Dlatego wprowadzenie nowego pracownika do organizacji powinno być przedmiotem szczególnej uwagi zarówno ze strony organizacji, jak i służb personalnych. Pracownikowi oszczędza to stresów i niepowodzeń, a pracodawcy zapewnia szybkie realizowanie zadań zawodowych oraz motywację pracownika. Czajka wskazuje, że „na pojęcie adaptacji składa się przede wszystkim adaptacja do zawodu, do fizycznych warunków pracy, do środowiska społecznego zakładu pracy”82.
Rys. 24. Dokumenty i informacje dostarczane przez pracownika w procesie zatrudnienia
Źródło: opracowanie własne.
Według
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r., poz. 108 ze zm.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r., poz. 894.
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r., poz. 459 ze zm.
A. Żarczyńska-Dobiesz,
S. Czajka,